Privacyverklaring Noventra B.V. en OrangeChain

1. Wie we zijn en voor wie deze verklaring geldt

Noventra B.V. (“Noventra”, “wij”) regisseert als 4PL/5PL-ketenregisseur transport tussen verladers (“Klanten”) en transportbedrijven (“Vervoerders”) via ons platform OrangeChain. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens dat zijn, waarom we ze gebruiken en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor:

• gebruikers van OrangeChain (medewerkers van Klanten en Vervoerders);
• contactpersonen bij Klanten, Vervoerders en hun klanten of leveranciers (“Eindklanten”);
• chauffeurs van Vervoerders, van wie wij gegevens via de Vervoerder ontvangen voor transportopdrachten die via OrangeChain worden gecoördineerd;
• bezoekers van onze website die het contactformulier gebruiken;
• zakelijke relaties die op een andere manier met ons contact hebben.

Onze rol per relatie

• Met de Klant zijn wij gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk (artikel 26 AVG) voor de persoonsgegevens die via OrangeChain worden verwerkt voor transportopdrachten van die Klant. De Klant informeert zijn eigen medewerkers en contactpersonen bij Eindklanten en is jouw eerste aanspreekpunt. Noventra beveiligt OrangeChain en meldt datalekken. Je kunt je rechten bij ieder van ons uitoefenen.
• Naast de Vervoerder zijn wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk. Ieder is verantwoordelijk voor de eigen verwerking van bijvoorbeeld chauffeursgegevens.
• Waar wij uitsluitend in opdracht van een Klant of Vervoerder gegevens verwerken, zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens we verwerken, waarvoor en op welke grondslag

Wij verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om transport te coördineren en daarover te rapporteren. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doelen, verkopen ze niet en delen ze niet voor marketing. Gegevens over transporten mogen wij in geanonimiseerde of geaggregeerde vorm gebruiken voor sector- en marktgemiddelden (bijvoorbeeld voor CO₂-rapportages). Die gegevens zijn niet meer tot personen of individuele Klanten of Vervoerders te herleiden.

3. Bewaartermijnen en ontvangers

Hoe lang we gegevens bewaren

Met wie we gegevens delen

• Klanten en Vervoerders die bij een transportopdracht betrokken zijn, voor zover nodig voor die opdracht.
• Leveranciers die gegevens voor ons verwerken (subverwerkers). Met al onze subverwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst.
• Overheidsinstanties, zoals de douane of politie, als de wet ons daartoe verplicht.
• Google, als verwerker voor de spambeveiliging van het contactformulier en, als je daar toestemming voor geeft, voor de websitestatistieken van Google Analytics (zie hieronder).

Noventra deelt geen gegevens van Klanten of Vervoerders met ondernemingen die met Noventra verbonden zijn en zelf als vervoerder of logistiek dienstverlener actief zijn, tenzij het gaat om een opdracht die aan die onderneming als Vervoerder is toegewezen.

Onze website, het contactformulier en reCAPTCHA

Onze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Alleen als je daar in de cookiebanner toestemming voor geeft, meten wij met Google Analytics hoe onze website wordt gebruikt, bijvoorbeeld welke pagina’s worden bezocht en hoe lang. Google Analytics plaatst daarvoor cookies en Google ontvangt daarbij onder meer je IP-adres en gegevens over je browser en apparaat. Wij gebruiken deze statistieken alleen om onze website te verbeteren. Geef je geen toestemming, dan wordt Google Analytics niet geladen. Je kunt je keuze altijd wijzigen of je toestemming intrekken via de link hieronder.

Cookie-instellingen wijzigen

Je browser onthoudt verder welke keuze je in de cookiebanner hebt gemaakt en welke videokwaliteit bij je verbinding past; die instellingen blijven op je eigen apparaat en worden niet naar ons verstuurd.

Een bericht via het contactformulier wordt per e-mail naar ons gestuurd en komt terecht in onze zakelijke mailbox. Om misbruik te beperken houden wij kort bij hoeveel berichten er vanaf een IP-adres worden verstuurd; daarvoor bewaren wij alleen een gehashte versie van dat IP-adres.

Het contactformulier is beveiligd met Google reCAPTCHA v3, zodat geautomatiseerde programma’s (bots) het niet kunnen misbruiken. reCAPTCHA wordt pas geladen als je het formulier gaat gebruiken. Google ontvangt daarbij onder meer je IP-adres, gegevens over je browser en apparaat en hoe je de pagina gebruikt, en beoordeelt daarmee of het formulier door een mens wordt ingevuld. Wij ontvangen alleen die beoordeling. Google treedt hierbij op als onze verwerker, op basis van de verwerkersvoorwaarden van Google Cloud, en gebruikt de gegevens alleen om reCAPTCHA te leveren en te beveiligen, niet voor advertenties.

Google kan deze gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework; de doorgifte vindt plaats op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie daarover.

4. Beveiliging, datalekken en gebruik van AI

Beveiliging

Noventra werkt met een managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISMS) dat is ingericht volgens de norm ISO/IEC 27001:2022. De belangrijkste maatregelen zijn:

• Toegang op basis van noodzaak: persoonlijke accounts met meerfactorauthenticatie (MFA); gebruikers zien alleen de gegevens van hun eigen transportopdrachten.
• Versleuteling: gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen.
• Gescheiden toegang: gegevens van Klanten en Vervoerders zijn afgeschermd van verbonden ondernemingen.
• Leveranciers: hosting bij een ISO/IEC 27001-gecertificeerde partij.
• Logging en back-ups: beheeracties worden vastgelegd en er worden regelmatig back-ups gemaakt en getest.
• Medewerkers: geheimhouding, beveiligingstraining en het direct intrekken van toegang bij vertrek.
• Risicobeoordeling: wij beoordelen risico’s minimaal jaarlijks en bij grote wijzigingen.

Datalekken

Als er een datalek plaatsvindt, beoordelen wij direct de gevolgen. Wij informeren getroffen Klanten binnen 24 uur na ontdekking en melden het lek, waar nodig, binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het lek waarschijnlijk een hoog risico voor jou oplevert, informeren wij jou ook zelf.

Gebruik van AI

Waar transportgegevens ontbreken, kan OrangeChain deze aanvullen met behulp van kunstmatige intelligentie (AI), bijvoorbeeld voor emissieberekeningen. Aangevulde gegevens worden als zodanig gelabeld. Wij nemen geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor hen hebben (artikel 22 AVG). Dit gebeurt volledig binnen onze eigen database en in eigen beheer; de gegevens worden daarbij nooit met externe partijen gedeeld.

5. Jouw rechten en contact

Je hebt de volgende rechten:

• inzage in de gegevens die wij over je verwerken;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens, als er geen reden meer is om ze te bewaren;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• overdraagbaarheid van gegevens die je zelf hebt verstrekt, voor zover dat van toepassing is.

Stuur je verzoek naar ons e-mailadres. Wij reageren binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen. Gaat je verzoek over gegevens die wij samen met een Klant verwerken, dan stemmen wij de afhandeling met die Klant af. Je hoeft je verzoek maar bij één van ons in te dienen.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan contact met ons op. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze verklaring is ook beschikbaar als pdf en in het Engels. Vragen over je gegevens? Mail ons e-mailadres.