Freight Audit

Tarieven
Klopt het gefactureerde bedrag met het afgesproken tarief voor deze lane, dit gewicht en dit aantal laadmeters of pallets? Ook complexe staffels worden automatisch doorgerekend.

Toeslagen
Zijn de berekende toeslagen, zoals brandstoftoeslag, conform de afspraken met de vervoerder?

Extra kosten
Wachttijd, annuleringskosten, laadklep of een mislukte aflevering: extra kosten worden alleen geaccepteerd als ze vooraf zijn ingediend en goedgekeurd volgens de vaste procedure in OrangeChain.

Dubbele facturatie
Wij controleren of een rit niet meerdere keren in rekening wordt gebracht.

Factuur versus uitvoering
Is de gefactureerde rit ook daadwerkelijk zo uitgevoerd? Wij vergelijken de factuur met de vastgelegde ritgegevens en het afleverbewijs.

Constateren wij een afwijking, dan wordt die duidelijk gemarkeerd, met de reden en het verschil in bedrag. De correctie wordt rechtstreeks met de vervoerder afgestemd, bijvoorbeeld via een creditnota. Facturen die kloppen, kunnen zonder vertraging door naar uw financiële administratie.

De betaling zelf blijft tussen u en uw vervoerder. Noventra controleert en signaleert, maar betaalt geen vrachtfacturen namens u. Zo blijft de financiële relatie helder en direct.

Freight audit levert meer op dan correcties alleen. U krijgt een helder beeld van welke vervoerders vaak afwijken, welke kostenposten structureel stijgen en waar extra kosten zich opstapelen. Die inzichten zijn waardevol voor uw volgende Carrier Tendering of voor gesprekken in de periodieke review met vervoerders.

Omdat alle zendingen, tarieven en goedgekeurde extra kosten al in OrangeChain staan, hoeft er voor de controle niets apart te worden verzameld. De afspraken en de uitvoering staan op één plek, dus elke factuur kan direct worden getoetst. Het uitlezen en vergelijken van facturen kan bovendien worden ondersteund door onze AI Procurement Agents en Document Processing Agents.

Wetenschappelijk onderzoek laat zien welke impact AI kan hebben op de verwerking van logistieke documenten. In een praktijkcasus bij een Italiaanse fabrikant werden vrachtbrieven bij goederenontvangst automatisch uitgelezen met AI. Binnen twee maanden daalde het aandeel documenten waarvoor menselijke aandacht nodig was van 8% naar 4%, een afname van 50%. Dat was mede het resultaat van heldere afspraken met leveranciers over de opbouw van hun documenten. De betrouwbaarheid van de verwerking steeg naar circa 99%, en de doelstelling van 1,5 fte besparing op de personeelsinzet werd gehaald.

De onderzoekers noemen het automatisch afstemmen van facturen op vrachtdocumenten als logische volgende stap. Precies daar draait het bij freight audit om.

Deze resultaten gelden voor die specifieke casus en zijn geen voorspelling van de besparing bij Noventra. Ze laten wel zien hoeveel handwerk er in de verwerking van logistieke documenten te besparen valt.

Bron: Merli, M., Ciarapica, F.E., Chalakkal Varghese, K., & Bevilacqua, M. (2024). Artificial Intelligence Approach to Business Process Re-Engineering the Information Flow of Warehouse Shipping Orders: An Italian Case Study. Applied Sciences, 14(21), 9894.